Datenschutzerklärung der Pensionskasse Stadt St. Gallen

1. Der Geltungsbereich dieser Datenschutzhinweise
Die Pensionskasse Stadt St. Gallen (nachstehend auch «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen. Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten». Mit Personendaten sind Daten gemeint, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen (d.h. Rückschlüsse auf deren Identität sind anhand der Daten selbst oder mit entsprechenden Zusatzdaten möglich). «Bearbeiten» meint jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Anpassen, Bekanntgeben und Löschen.
 
In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, was wir mit Ihren Daten tun, wenn Sie unsere Website (nachfolgend «Website») verwenden, unsere Dienstleistungen oder Produkte beziehen, anderweitig mit uns im Rahmen eines Vertrags in Verbindung stehen, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns zu tun haben. Gegebenenfalls werden wir Sie über zusätzliche, nicht in dieser Datenschutzerklärung erwähnte Bearbeitungsaktivitäten informieren.
 
Wenn Sie uns Daten über andere Personen wie z.B. Familienmitglieder, Arbeitskollegen etc. übermitteln bzw. bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und dass diese Daten richtig sind. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Bitte stellen Sie auch sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert werden.
 
Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO») und das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab. Diese Datenschutzhinweise gelten für die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch uns, namentlich wenn Sie ein derzeitiger, ehemaliger oder zukünftiger Kunde sind. Wir bearbeiten Personendaten immer für einen bestimmten Zweck und innerhalb des geltenden Rechtsrahmens.

2. Art der erhobenen Personendaten
Für Interessenten, mit denen wir noch keinen Kontakt aufgenommen haben, können wir folgende Personendaten erheben (soweit gesetzlich zulässig):
 

• Identifikationsinformationen (z. B. Name, Adresse, Geschlecht, Nationalität), Kontaktinformationen (z.B. Telefon, E-Mail-Adresse; einschliesslich Informationen darüber, ob bzw. wann Sie E-Mails geöffnet haben) und Familiendaten (z. B. Familienstand);

 

• Informationen zum Berufsprofil (z. B. Leitungs-/Stellen- und Fachnetzwerke) und Informationen zum Firmeneigentum und zum finanziellen Hintergrund.

Für ehemalige und derzeitige Kunden oder Interessenten, mit denen wir Schritte unternehmen, um eine vertragliche Geschäftsbeziehung einzugehen, können wir folgende Daten (insb. Stamm- und Vertragsdaten) erheben (soweit nach geltendem Recht zulässig):

• Persönliche Informationen wie Ihren Namen, Ihre Identifikationsnummer, Ihr Geburtsdatum, compliance-bezogene Dokumente (einschliesslich einer Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses), Telefonnummer, Adresse und Wohnsitz elektronische Adresse und Familiendaten wie den Namen Ihres Ehepartners, Partners oder Kinder;

 

• Finanzinformationen, einschliesslich Zahlungs- und Transaktionsaufzeichnungen und Informationen zu Ihren Vermögenswerten (einschliesslich Immobilien), Abschlüssen, Verbindlichkeiten, Steuern, Erträgen und Investitionen;

 

• Steuerwohnsitz und weitere steuerlich relevante Dokumente und Informationen;

 

• Soweit relevant, Informationen zur Ausbildung und Beschäftigung wie Ihre Berufsbezeichnung und Berufserfahrung;

 

• Einzelheiten über unsere Interaktionen mit Ihnen (Kommunikationsdaten) und die von Ihnen genutzten Produkte und Dienstleistungen, einschliesslich Informationen zur elektronischen und physischen Kommunikation über verschiedene Kanäle wie E-Mails (einschliesslich Informationen darüber, ob bzw. wann Sie E-Mails geöffnet haben) und mobile Anwendungen sowie per Telefon oder über sonstige Kommunikationsmittel. Wenn wir Telefongespräche oder Video-Konferenzen z.B. zu Schulungs- und Qualitätssicherungszwecken aufzeichnen oder mithören, weisen wir Sie besonders darauf hin. Solche Aufzeichnungen dürfen nur entsprechend unseren internen Vorgaben gemacht und verwendet werden. Sie werden darüber informiert, ob und wann solche Aufzeichnungen stattfinden, z.B. durch eine Anzeige während der betreffenden Video-Konferenz. Falls Sie keine Aufzeichnung wünschen, weisen Sie uns bitte darauf hin oder beenden Sie Ihre Teilnahme. Möchten Sie lediglich keine Aufzeichnung Ihres Bildes, schalten Sie bitte Ihre Kamera aus. Wenn wir Ihre Identität feststellen wollen oder müssen, z.B. bei einem von Ihnen gestellten Auskunftsbegehren erheben wir Daten, um Sie zu identifizieren (z.B. eine Kopie eines Ausweises);

 

• Gegebenenfalls Details zur Mandatserteilung;

 

• Kennungen, die wir Ihnen zuweisen, wie z. B. Ihre Kunden- oder Finanzierungsnummer, einschliesslich Kennungen für Buchhaltungszwecke;

 

• Daten beim Zugriff auf unsere Website oder unsere Websiteanwendungen (technische Daten), die von Ihrem Browser übermittelt und automatisch von unserem Server erfasst werden, einschliesslich Datum und Zeitpunkt des Zugriffs, Name der abgerufenen Datei sowie die Menge der übermittelten Daten und der Erfolg Ihres Zugriffs, Ihr Webbrowser, die Browsersprache und die angefragte Domain sowie die IP-Adresse (zusätzliche Daten werden über unsere Website nur erfasst, wenn Ihre Offenlegung freiwillig erfolgt, z.B. im Rahmen einer Registrierung oder Anfrage). In der Regel dienen derartige Daten der Sicherstellung der Funktionalität und Sicherheit unserer Angebote;

 

• Wir können auf unserer Website Cookies, Tracking-Technologien und andere Methoden einsetzen (z.B. web beacons, pixels, gifs, tags), um Personendaten aus unterschiedlichen Kanälen und über Geräte zu erheben und zu bearbeiten. Dazu gehören Geräte, welche Sie nutzen, um auf Pensionskasse Stadt St. Gallen-Websites, Plattformen sowie auf Applikationen von Mobilgeräten zuzugreifen, um Informationen über Pensionskasse Stadt St. Gallen-Produkte oder -Dienstleistungen zu erhalten. Aktuell werden reCaptcha v3 Cookies von Google zur Spam-Protection bei den Formularen verwendet.

Wir können ferner Personendaten für Analysen und Messungen (einschliesslich maschinellen Lernens) verwenden, um die oben genannten Informationen zu verarbeiten. Dies beinhaltet Profiling basierend auf der Verarbeitung Ihrer Personendaten.

In manchen Fällen erheben wir Personendaten aus öffentlich zugänglichen Registern, aus Quellen der öffentlichen Verwaltung oder anderen Drittquellen, Kreditauskünften und Betrugsbekämpfungsstellen.
 
Falls es im Zusammenhang mit den Produkten und Dienstleistungen, die wir erbringen, von Belang ist, werden wir auch Informationen über zusätzliche Kontoinhaber, Geschäftspartner (einschliesslich weiterer Anteilseigner oder wirtschaftlicher Eigentümer), unterhaltsbedürftige Personen oder Familienmitglieder, Vertreter und Bevollmächtigte erheben.
 
Sind Sie ein Firmen- oder institutioneller Kunde oder ein Investor, werden wir zusätzlich auch Informationen über Ihre Geschäftsführungs- und Verwaltungsratsmitglieder einholen. Bevor Sie der Pensionskasse Stadt St. Gallen diese Informationen zur Verfügung stellen, sollten Sie diesen Personen eine Kopie dieser Datenschutzhinweise aushändigen.

3. Verwendungszweck Ihrer Personendaten Rechtsgrundlage

3.1 Bearbeitungszweck von Personendaten
Wir bearbeiten Ihre Personendaten stets für einen bestimmten Zweck und bearbeiten nur für diesen Zweck relevante Daten. Insbesondere bearbeiten wir Personendaten im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen für die folgenden Zwecke:


3.2 Gesetzliche Grundlage für die Bearbeitung von Personendaten
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben (z.B. Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder Einwilligung zu anderen regelmässigen Kontakten; Einwilligung in die automatisierte Datenverarbeitung, soweit anwendbar), bearbeiten wir Ihre Daten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.

4. Schutz der Personendaten
Sämtliche Mitarbeiter, die auf Personendaten zugreifen, haben die internen Vorschriften und Verfahren zur Bearbeitung von Personendaten einzuhalten, um diese zu schützen und deren Vertraulichkeit sicherzustellen.
 
Die Pensionskasse Stadt St. Gallen hat zudem angemessene technische und organisatorische Massnahmen implementiert, um Ihre Personendaten vor unbefugter, versehentlicher oder rechtswidriger Zerstörung, Veränderung oder Offenlegung bzw. unbefugtem, versehentlichem oder rechtswidrigem Verlust, Missbrauch oder Zugriff sowie jeglicher sonstigen rechtswidrigen Bearbeitung zu schützen.

5. Weitergabe der Personendaten

5.1 Dienstleister
Wir können Personendaten an externe Dienstleister weitergeben (z.B. IT-Dienstleister, Dritte, welche bei der Durchführung oder Organisation von Veranstaltungen involviert sind, Anbieter von Support-Dienstleistungen), die vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Wenn die Pensionskasse Stadt St. Gallen Ihre Daten an Dienstleister, die Daten im Auftrag von der Pensionskasse Stadt St. Gallen bearbeiten, übermittelt, treffen wir Massnahmen, um sicherzustellen, dass diese unsere Datensicherheitsstandards einhalten, damit Ihre Personendaten geschützt sind. Dienstleister sind dabei unabhängig von ihrem Standort verpflichtet, einer Reihe von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen zu entsprechen, einschliesslich Massnahmen bezüglich: (i) Informationssicherheitsmanagement; (ii) Informationssicherheitsrisikobewertung, und (iii) Informationssicherheitsmassnahmen (z.B. physische Kontrollen; logische Zugriffskontrollen; Schutz vor Schadsoftware und Hackern; Datenverschlüsselungsmassnahmen; Back-up und Wiederherstellungsmassnahmen).
 
Die Dienstleister können sich in der Schweiz wie auch im Ausland befinden. Wenn das entsprechende Land keinen angemessenen gesetzlichen Datenschutz bietet, sorgen wir wie gesetzlich vorgesehen mittels Einsatzes von entsprechenden Verträgen (namentlich auf Basis der sog. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission) oder sog. Binding Corporate Rules für ein angemessenes Schutzniveau oder stützen uns auf eine Ausnahmebestimmung. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.

5.2 Behörden oder öffentliche Stellen
In bestimmten Fällen geben wir Personendaten an Behörden, z. B. Aufsichtsbehörden, Vollstreckungsbehörden- oder staatliche Stellen, Gerichte oder Verfahrensbeteiligte weiter, bei denen aufgrund von Gesetzen oder sonstiger Rechtsvorschriften, aufgrund eines Verhaltenskodex oder aufgrund von Verhaltensregeln eine Offenlegung erforderlich ist oder wenn diese Behörden oder Stellen eine solche Offenlegung verlangen oder wir zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verpflichtet sind.

6. Dauer der Bearbeitung Ihrer Daten
Wir bearbeiten Personendaten nur so lange, wie dies zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, oder gemäss gesetzlichen, aufsichtsrechtlichen oder internen Vorschriften sowie technischer Vorgaben erforderlich ist. Dazu wenden wir Kriterien zur Festlegung der angemessenen Fristen für die Speicherung Ihrer Personendaten an, die vom Zweck der Daten abhängen. Es kann Ausnahmen von dieser allgemeinen Regel geben.

Soweit erforderlich, werden wir Ihre Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung gemäss den geltenden gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorgaben speichern. In bestimmten Fällen kann die Pensionskasse Stadt St. Gallen Personendaten über die Beendigung der Geschäftsbeziehung hinaus speichern und bearbeiten, insbesondere zu Compliance oder Risikomanagementzwecken, um (anderen) gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu entsprechen oder wenn dies im berechtigten Interesse von der Pensionskasse Stadt St. Gallen liegt.

In der Regel speichern wir Ihre Personendaten aufgrund gesetzlicher Vorschriften für die Dauer von zehn Jahren nach der Schliessung Ihrer Kundenbeziehung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Verjährungsfrist, während der Ansprüche gegen die Pensionskasse Stadt St. Gallen geltend gemacht werden können. Personendaten aus nicht zustande gekommenen Geschäftsbeziehungen werden für die Dauer von maximal zwei Jahren gespeichert. Sollten Sie die Löschung ihrer Personendaten von unseren Datenbanken verlangen, können Sie eine Anfrage gemäss nachstehendem Abschnitt 7 stellen, die wir dann wie darin beschrieben prüfen.

7. Ausübung Ihrer Datenschutzrechte
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Daten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Sodann haben Sie das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (siehe insbesondere Ziff. 4). Bitte beachten Sie aber bei der Ausübung Ihrer Rechte, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen, wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kosten, haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 2 angegebenen Adresse kontaktieren.

Unter gewissen Umständen kann die Pensionskasse Stadt St. Gallen Ihre Personendaten durch automatisierte Entscheidungsfindung bearbeiten. Wo dies stattfindet, werden Sie über eine solche automatisierte Entscheidungsfindung, die Ihre Personendaten benutzt, informiert und Sie erhalten Informationen über die anwendbaren Kriterien und Verfahren. Sie können eine Erklärung über eine durchgeführte automatisierte Entscheidungsfindung verlangen und dass eine natürliche Person die entsprechende Entscheidung überprüft, wenn eine solche Entscheidung ausschliesslich auf einer solchen Bearbeitung beruht.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

8. Änderungen Ihrer Personendaten
Um Ihre Personendaten ordnungsgemäss auf dem neuesten Stand und genau zu halten, können wir Sie in regelmässigen Abständen bitten, Ihre Personendaten zu überprüfen und zu bestätigen und/oder uns über sämtliche Änderungen in Bezug auf Ihre Personendaten in Kenntnis zu setzen.

9. Stand und Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir behalten uns das Recht vor, sie von Zeit zu Zeit zu ändern. Bitte besuchen Sie die Pensionskasse Stadt St. Gallen-Website regelmässig um sich mit unseren Datenschutzhinweisen vertraut zu machen.

10. Verantwortliche Stelle/Kontaktperson
Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist:

Martin Diethelm, Brandschenkestrasse 30, 8001 Zürich
+41 44 512 56 56
datenschutz@finovo.ch

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder sonstige datenschutzrechtliche Anliegen haben und/oder Ihre Rechte gemäss Ziff. 7 ausüben möchten, können Sie uns unter den vorstehenden Adressen kontaktieren.
 

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Letzte Aktualisierung im September 2023
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